Vespa Club Oostende
INTERN REGLEMENT VESPA CLUB OOSTENDE VZW
Versie: 23/10/2021
De Vespa Club Oostende (VCO) is een officiële club onder de vleugels van Vespa Club België. Daarvoor neemt een afvaardiging van het bestuur van de club deel aan de jaarvergadering van Vespa Club België. Vespa Club België is de officiële federatie van Belgische Vespaclubs en maakt op zijn beurt deel uit van de internationale Vespa World Club.
Vespa Club Oostende is eveneens aangesloten bij de Belgische Federatie voor Oude Voertuigen (BEHVA) en Motorsport Vlaanderen vzw.
Op de traditionele Nieuwjaarsreceptie of op een speciale andere gelegenheid aansluitend bij de start van het nieuwe werkjaar worden de grote lijnen van het nieuwe Vespajaar aan de leden voorgesteld. Als het infomoment niet kan doorgaan, worden de leden op een andere wijze geïnformeerd.
Alle leden worden tegen het einde van het lopende werkjaar – in de regel in november – aangeschreven hun lidgeld voor het nieuwe werkjaar over te maken.
Sinds 22 maart 2012 is de Vespa Club Oostende een VZW. Voorheen was het een feitelijke vereniging. De wijziging heeft onder andere te maken met het vermijden van de aansprakelijkheid van leden en bestuurders tegenover derden.
Iedereen met een passie voor de Vespa is van harte welkom in onze club.
Door lid te worden van VCO ontlast elk lid het bestuur van VCO van elke verantwoordelijkheid in geval van een ongeval of schade veroorzaakt bij of tijdens een clubactiviteit.
Elk aangesloten lid heeft het recht om deel te nemen aan alle clubactiviteiten van VCO met uitzondering van de activiteiten voorbehouden aan de leden van de Algemene Vergadering of de bestuursleden zoals bepaald in de statuten van de vereniging.
De aansluiting gebeurt automatisch na het versturen van het inschrijvingsformulier en nadat het lidgeld op de rekening van VCO is ontvangen of cash werd betaald.
Wie een bestuursfunctie opneemt/bekleedt in een andere, niet-officiële Vespaclub wordt in wezen toegelaten tot VCO maar wordt geweigerd als lid van Vespa Club België. De deelname aan de Vespa World Days of European Vespa Days, alsook andere evenementen georganiseerd door de Vespa World Club, zal door VC België altijd worden geweigerd voor deze personen. VCO als een soort springplank gebruiken naar de Vespa World Days of de European Vespa Days heeft dus geen zin. De extra bijdrage die door VC België aan alle clubs wordt gevraagd wordt door VCO nooit terugbetaald.
3. Voorwaarden voor het lidmaatschap van VCO
Voor de scooters dienen alle wettelijke bepalingen te worden nageleefd inzake de vereiste documenten zoals, maar niet noodzakelijk beperkt tot, rijbewijs, inschrijvingsbewijs, gelijkvormigheidsattest en een geldige verzekering.
De scooter moet in degelijke staat en conform de Belgische wetgeving zijn en of de wetgeving van het land waarin de activiteit (deels) plaatsvindt, en dit zonder een gevaar of hinder te vormen voor de andere leden.
Elk lid respecteert te allen tijde de verkeerswetgeving en biedt, indien mogelijk, onmiddellijk hulp bij ongevallen.
Elk lid dient in principe in het bezit te zijn van een scooter van het merk Vespa, Piaggio of LML. Andere merken worden niet toegelaten.
Door het lidgeld te betalen, gaat het lid automatisch akkoord met de clubreglementen en toelatingsvoorwaarden.
Het lidgeld is geldig voor een volledig jaar (van 1 november tot en met 31 december van het volgende jaar). Na betaling en registratie van een nieuw lid wordt het lid zo spoedig mogelijk in het bezit gesteld van zijn of haar lidkaart. Door het feit dat we een officiële Vespaclub zijn, is het wenselijk vóór 15 december te betalen. Dan kunnen de lidkaarten snel via Vespa Club België worden geregeld. Na deze periode vraagt Vespa Club België tijd tot de maand maart. Deze lidkaarten worden uitgereikt door Vespa Club België en VCO heeft geen enkele invloed op de wijze waarop deze worden aangemaakt, alsook op de termijn die hiervoor vereist is
In de regel gaan we ervan uit dat elk potentieel lid, alvorens het lidgeld over te maken, ten minste één keer deelneemt aan een clubactiviteit. Dit stelt beide partijen (het potentiële lid en de andere leden van VCO) in staat om elkaar te leren kennen.
Dit betreft het recht van het bestuur om iemand te weigeren of uit te sluiten
Het bestuur van VCO heeft het voorrecht om aanvragen voor lidmaatschap te weigeren en dient hiervoor geen motivatie te verschaffen aan de aanvrager van het lidmaatschap.
Als de reglementen of toelatingsvoorwaarden niet worden nageleefd, kan het bestuur van VCO een lid met onmiddellijke ingang uitsluiten van alle clubactiviteiten van VCO zonder terugbetaling van het lidgeld.
Bij wangedrag of agressief gedrag of wanneer een lid schade berokkent aan de club of één van zijn leden, zal dezelfde sanctie worden uitgevoerd zoals hierboven beschreven.
Voor alle andere aspecten van het lidmaatschap, inclusief toetreding en uitsluiting, zijn de statuten van de vereniging van toepassing.
Een Vesparijder die nog geen clublid is, mag ten hoogste twee keer ‘proberen’ door een rit mee te maken als vrije deelnemer. Dit is geheel op eigen risico, de Vespa Club Oostende kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor schade van welke vorm ook. De vrije deelnemer geniet ook niet van eventuele voordelen die een betalend clublid geniet. Vanaf de derde keer wordt van de vrije deelnemer verwacht dat hij zich dan clublid maakt.
Zoals eerder vermeld, wordt het lidgeld niet teruggestort als een lid van het lidmaatschap op een bepaald moment zou afzien. Wat evenement betreft, waarvoor vooraf moet worden ingeschreven, wordt eveneens geen terugbetaling voorzien.
Slechts in exceptionele omstandigheden zoals een sterfgeval of andere overmacht, zal het bestuur een arbitraire beslissing nemen tot terugbetaling omdat het menselijke op dat moment primeert. Dit wordt als absolute uitzondering gezien.
Ingeval van overmacht heeft Vespa Club Oostende vzw het recht om, zonder enige schadevergoeding of terugbetaling verschuldigd te zijn, de bestelling, de inschrijving voor een activiteit volledig of gedeeltelijk niet uit te voeren of de uitvoering ervan uit te stellen.
Overmacht omvat o.m. staking, lock-out, oorlog, mobilisatie, blokkade, opstand, epidemies, pandemies, weersomstandigheden, machinebreuk, brand, ontploffingen, iedere oorzaak die de regelmatige levering door onze leveranciers verhindert, en alle omstandigheden die een essentiële wijziging van de economische toestand teweeg brengen, alsook alle gelijkaardige gebeurtenissen die onze onderneming dan wel haar onderaannemers of leveranciers zouden ondergaan.
Elke rijder is gebonden door zijn verplichte eigen verzekering zoals de
wet dit in België voorziet als hij op de openbare weg komt. In wezen geldt de eigen verzekering als er iets gebeurt. In het bedrag van het lidmaatschap zit evenwel een deel dat als extra verzekering geldt om onvoorziene problemen het hoofd te bieden. Door het feit dat we in clubverband vaak in groep rijden, willen we ons extra indekken voor het geval de verzekeringsmaatschappijen daarover moeilijk doen. Op geregelde tijdstippen geeft het bestuur het actuele ledenaantal aan zijn verzekering door zodat we in regel zijn. Onze verzekeringsmaatschappij is op de hoogte dat we vaak in clubverband op de openbare weg zijn en voorzag een speciale clausule.
Vespa Club Oostende vraagt expliciet dat je een reisbijstandsverzekering hebt die geldig is op het grondgebied waarop de rit plaatsvindt!
De bestuursleden van VCO zijn vrijwilligers en handelen steeds ter goeder trouw. Dit vrijwillige karakter houdt in dat zij geen vergoeding ontvangen en zich belangeloos inzetten voor de goede werking van onze vereniging. Zij vallen onder de wetgeving betreffende het vrijwilligerswerk en zijn als dusdanig verzekerd. Wat betreft hun aansprakelijkheid is de wetgeving betreffende de vzw's van toepassing.
De door het bestuur aangeduide wegkapiteins krijgen op regelmatige basis instructie en bijscholing omtrent het uitvoeren van hun taak: de groep VCO-leden veilig in groep door het verkeer loodsen rekening houdend met de geldende verkeersregels. Voor alle duidelijkheid wijzen we er op dat naast deze aangeduide wegkapiteins geen andere leden deze taak mogen uitvoeren, dit om ongevallen te vermijden. Immers, deze leden missen de interne afspraken en instructie die geregeld worden overgemaakt aan de door het bestuur aangeduidde wegkapiteins.
De leden ontvangen een toegang tot het afgesloten deel van de website. Deze toegang is strikt persoonlijk en kan bij misbruik door het bestuur worden ingetrokken. Bij ernstig misbruik kan de beheerder van de website de gebruikersaccount tijdelijk deactiveren tot het bestuur een beslissing kan nemen over het, al dan niet tijdelijk, intrekken van de toegangsprivileges voor dat lid.
Elk ingeschreven lid geeft de toestemming aan VCO om beeldmateriaal vastgelegd op de activiteiten te openbaar te gebruiken. Dit kan via de website, sociale media, in druk of op andere wijze.
12. Privacy en databescherming
Alle wettelijke privacy- en databeschermingsvereisten zijn van toepassing en zijn apart en in detail beschreven in de privacybepaling
Indien u zich via Vespa Club Oostende inschrijft voor een evenement dat niet door Vespa Club Oostende wordt georganiseerd verklaart u zich akkoord met het feit dat uw gegevens kunnen worden verstrekt aan de organisator van het betreffende evenement.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de data zoals voorzien in de GDPR-wetgeving is het bestuurslid Edwin Deprez.
Voor vertrek
Bij de start
Tijdens de rit
Op de snelweg
Bij aankomst